Vid en kris, vill du stressa runt för att hitta en tillfällig lösning – eller vill du hellre vara den som kan dra fram en plan upp och ha allt under kontroll? Fleet Complete hjälper till att säkra din verksamhet.
Alla företag, oavsett antal anställda och storlek på bilparken, har sina upp- och nedgångar, oavsett om det beror på minskade jobbförfrågningar eller en plötslig kris som Covid-19. Du kan inte förutspå framtiden, men du kan planera framåt; om saker och ting plötsligt tar en dalande resa, kan effektiv planering i rätt tid minimera konsekvenserna och hjälpa dig och medarbetarna att hålla företaget i rullning även i svåra tider.
Det är här en beredskaps- och kontinuitetsplan kommer in. En kontinuitetsplan handlar om att identifiera, undvika, mildra och acceptera risker. Detta innebär att du har kapacitet att fortsätta driva ett företag i en krissituation och kommer att kunna lösa problem snabbt och effektivt. Här är allt du behöver veta för att göra din plan.
Vad är en kontinuitetsplan och varför är det viktigt?
En kontinuitetsplan är ett dokument som beskriver exakt vad som förväntas av alla i händelse av en nödsituation. Syftet är att hjälpa ledarna återställa och upprätthålla viktiga funktioner både under och efter en kris.
Planen kan täcka ett brett spektrum av faktorer, från att se till att du har generatorer som är praktiska vid strömavbrott – till att veta hur man ska hantera en PR-kris.
Att inte ha en plan för olika krisscenarier kan orsaka stora problem:
- Tillfälliga eller långsiktiga avbrott i verksamheten, som innebär inkomstbortfall och missnöjda kunder.
- Dålig hantering av en PR-katastrof kan skada ditt företags rykte permanent
- När ett företag verkar kaotiskt och oorganiserat sjunker motivationen och anställda kommer troligen att söka sig någon annanstans.
Omvänt, om du är förberedd och har bra plan på plats kan den hjälpa dig att:
- Hålla företaget rullande och upprätthålla ditt rykte som en pålitlig leverantör med bra kundservice.
- Hjälpa chefer och anställda att följa en tydlig riktning och undvika hastiga beslut och onödig stress.
- Ge dina anställda och kunder en känsla av förtroende för företaget och ledningen.
Vad ska en bra kris- och kontinuitetsplanen innehålla?
Du bör överväga ett brett spektrum av möjliga hot mot ditt företag och den sannolika inverkan av var och en av dessa. Dessa kan inkludera; stöld av fordon, utrustning och annat arbetsmaterial, mänskliga misstag, strömavbrott, globala epidemier med mera.
När du har fått med alla relevanta risker kan du fortsätta arbeta med följande:
- Krishanteringsplaner: detaljerade steg för katastrofhantering, inklusive roller och ansvar
- Kommunikationsplaner: intern och extern kommunikation rapportering genom utvalda kanaler och metoder
- Beredskapsplaner: Omedelbar reaktion på lokala katastrofer
- Återställningsplaner: Öppning av företagets anläggningar, inklusive IT och teknik
- Analyser: Hur situationer bör registreras och hur era körjournaler kan vara till hjälp för personal på fältet
Så implementerar du din kontinuitetsplan
En kontinuitetsplan bör inte bara inkludera en plan för att minimera omfattningen av krisen. Den måste också innehålla relevanta åtgärder som krävs för att komma tillbaka på fötterna.
Beroende på vilken typ av kris det handlar om måste du antagligen få dina anställda tillbaka till full drift så snart som möjligt. Alla bör informeras om vad som gick fel och få nödvändig information omedelbart.
Se till att all denna information är väl kommunicerad och lättillgänglig för de anställda. Förvara helst din kontinuitetsplan online så att den kan uppdateras och nås var som helst. Överväg vid behov att skapa en printad version som förarna kan ha tillgänglig i sina fordon.
Hur kan GPS-teknologi hjälpa företaget tillbaka till normalen?
När olyckan först är framme, kan manuella processer ofta leda till dyra och farliga förseningar.
Digitalisering kan däremot stödja företagets fortsatta drift – både administrativt och på vägarna. Fakturor kan fortfarande skickas ut, körjournaler kan godkännas och dagens rutter och arbetsuppgifter kan planeras och slutföras som vanligt med rätt system.
Ju mer data du har tillgänglig, desto snabbare kan du få igång verksamheten. Fleet Completes elektroniska körjournaler med GPS-spårning ser till att viktig information är skyddad och tillgänglig vid alla tillfällen. All kördata lagras på molnet, så om du drabbas av strömavbrott eller cyberattack kommer dina system att säkerhetskopieras, vara tillgängliga och säkrade för företaget och Skatteverket.
Det betyder också att dina förare kan komma tillbaka på vägarna snabbare eftersom de kommer att ha kundregister, rutter och scheman till hands – något som är lugnande i svajiga tider.
Vid stöld hjälper också Fleet Completes körjournal och GPS-spårsändare till att lokalisera stulna fordon och utrustning omedelbart, för att undvika dyra förluster.
Erfarna ledare gör rätt i att säkra verksamheten oavsett vad som händer.
Ta kontakt om du vill lära dig mer om hur Fleet Completes lösningar kan säkra ditt företag!
{{cta(‘388fe52d-e59d-4897-84ca-357be785cdd4’)}}
